Menyelenggarakan seminar memang bukanlah hal yang mudah. Banyak kendala yang ditemui penyelenggara salah satunya masalah dana atau sponsor. Tak heran jika banyak penyelenggara seminar baru yang merasa kesulitan menemukan cara mendapatkan sponsor acara seminar yang efektif.
Seminar sendiri merupakan bentuk pengajaran akademis yang dilakukan di sebuah universitas atau organisasi baik ke komersial atau profesional. Biasanya seminar punya fokus pada topik tertentu dimana para audiens yang hadir juga bisa berpartisipasi secara aktif.
Sebuah seminar yang dilakukan biasanya untuk para peserta yang memahami topik tertentu. Misalnya seminar di sebuah universitas, biasanya dilakukan untuk para mahasiswa tingkat atas dengan sistem yang memiliki gagasan agar bisa mendapatkan mahasiswa kepada topik yang sedang dibicarakan. Pada sebuah seminar pasti ada panitia, tim panitia tentu harus tahu bagaimana cara mendapatkan sponsor acara seminar.
Karena seminar itu tentu membutuhkan dana yang cukup banyak, dan tidak bisa hanya menggunakan modal dari sebuah universitas atau organisasi baik komersial atau profesional. Sebelum mengarah kepada cara mendapatkan sponsor acara seminar, ada baiknya Anda mengetahui beberapa hal tentang seminar itu sendiri.
Tujuan Seminar
Sebelum membahas cara mendapatkan sponsor seminar, ada baiknya Anda mengetahui tujuan dari dibuatnya sebuah seminar.
- Membahas sebuah gagasan baru kepada para peserta seminar, sehingga kemudian audience bisa mendapatkan ilmu yang nantinya bisa dikembangkan untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan.
- Acara seminar juga berfungsi sebagai studi tentang pembahasan suatu topik tertentu dan memecahkan permasalahan yang memerlukan interaksi antara peserta seminar dan dibantu oleh pemateri.
- Dengan adanya seminar juga bisa memberi wawasan atau ilmu kepada para pendengarnya dan tentu saja bisa dikembangkan lagi.
Karakteristik Seminar
Seminar tentu memiliki ciri dan karakteristik khusus yang membedakannya dengan kegiatan diskusi lainnya. Berikut beberapa karakteristik seminar secara umum.
- Berbentuk forum, seminar biasanya berbentuk forum interaksi yang melibatkan sejumlah audience agar terjadi komunikasi dua arah antara pemateri dan materi yang disampaikan kepada para peserta.
- Mengacu pada sebuah makalah, seminar pada umumnya mengacu pada sebuah makalah atau kertas kerja yang sudah disusun dan disajikan oleh para pemateri.
- Membahas isu tertentu, isu yang dibahas atau diangkat bisa bermacam-macam. Misalnya seperti, isu ilmiah yang sedang populer dan bisa dijadikan bahan diskusi menarik antara pemateri dengan para peserta seminar.
- Ada respon, tentu ketika seorang pemateri membicarakan topik tertentu, akan lebih baik jika ada respon dari audience. Respon ini bisa berupa sesi tanya jawab antara pemateri dengan para peserta. Segmen ini juga yang biasanya ditunggu-tunggu oleh peserta seminar. Di mana ada sebuah kepuasan, jika bisa memahami isi seminar dan juga menanyakan apa yang kurang dipahami dari topik seminar tersebut.
Cara Mendapatkan Sponsor Acara Seminar
Ada tiga jenis seminar yang biasanya dilakukan. Yaitu, seminar motivasi, seminar inspirasi, dan seminar edukasi. Cara mendapatkan sponsor acara seminar, tentu Anda harus paham terlebih dahulu target untuk sponsorship yang tentu ada kaitanya dengan jenis seminar yang dilakukan. Karena biasa hari mentara acara seminar dan sponsor harus saling menguntungkan. Sponsor tidak hanya memberikan dana tapi juga mendapatkan benefit untuk produk atau jasanya dikenal oleh siapa saja yang datang ke seminar tersebut.
Lalu bagaimana cara yang menarik untuk melewatkan sponsor?
1. Buat Proposal Menarik
Cara mendapatkan sponsor acara seminar adalah dengan membuat proposal yang detail. ada baiknya Anda melakukan survei list barang atau estimasi anggaran dana sesuai dengan keadaan sekarang. Ini tentu bertujuan agar tidak ada penggelembungan dana. Karena penggelembungan dana tentu tidak etis dan Anda harus mempertanggungjawabkan dari pembuatan proposal tersebut.
Sebaiknya perbanyak proposal ke beberapa perusahaan yang menjadi target. Karena bila Anda ditolak oleh satu perusahaan masih ada beberapa kemungkinan Anda akan diterima oleh perusahaan lainnya.
2. Pahami Target Sponsor
Jika seorang pemateri seminar harus memahami audiensnya. Maka Anda sebagai pencari sponsor harus memahami siapa target sponsorship. Pelajari seluk beluk perusahaan atau organisasi yang dituju. Sebaiknya pastikan bahwa proposal yang Anda buat punya relevansi dengan calon sponsor.
3. Lakuakn Follow Up Secara Berkala
Cara mendapatkan sponsor acara seminar yaitu dengan tetap rutin melakukan follow up secara berkala pada perusahaan atau organisasi. sebelumnya tentu Anda harus memiliki kontak nomor telepon yang bisa dihubungi untuk melakukan follow up.
Cara ini efisien karena Anda bisa mendapatkan jawaban dari perusahaan calon sponsor. Untuk melakukan follow up tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Bahkan ketika Anda mengalami penolakan oleh calon sponsor tetap berkata yang baik dan sopan.
4. Persiapkan Presentasi
Biasanya sebuah perusahaan besar atau organisasi yang ingin memberikan sponsor butuh yang namanya presentasi dari pembuat acara seminar. Maka Anda harus melakukan persiapan untuk tampil di depan orang-orang hebat tersebut secara maksimal.
Paparkan secara detail, tujuan dari seminar tersebut dibuat, siapa saja target audiensnya, lalu seberapa besar benefit bagi perusahaan atau organisasi ketika nantinya memberikan sponsorship.
5. Lakukan Negosiasi dengan Calon Sponsor
Setelah Anda melakukan presentasi, bisa saja perusahaan akan mulai melakukan pertimbangan apakah acara seminar yang Anda lakukan memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Meski perusahaan sudah tahu benefit apa saja yang akan didapatkan dari acara tersebut, tapi pastinya perusahaan ingin Anda meyakinkan bahwa mereka tidak akan mengalami kerugian ketika menjadi sponsor dari acara seminar.
Disini Anda bisa melakukan analisa untung rugi secara detail. Dan pastikan ketika pelaksanaan acara seminar berakhir, Anda masih menjalin hubungan baik dengan pihak perusahaan sponsor agar nantinya bisa lagi melakukan kerjasama pada event seminar berikutnya.
Demikian beberapa cara mendapatkan sponsor acara seminar yang bisa Anda lakukan sebagai panitia seminar, yang punya tanggung jawab penuh terhadap dana untuk kelangsungan jalannya seminar. Biasanya pada sebuah acara seminar terdapat souvenir bagi para audiens. Ada berbagai souvenir yang biasanya diberikan diawal atau diakhir acara seminar.
Jangan Salah Pilih Konveksi Tas Seminar, CV. OSCAS Indonesia Paling Tepat untuk Anda Datangi
Anda bisa memilih souvenir berupa tas atau goodie bag. Biasanya disesuaikan dengan acara seminarnya seperti apa. ketika Anda membutuhkan perusahaan yang bisa menyiapkan souvenir berupa tas atau goodie bag untuk para peserta seminar, Anda bisa memilih Oscas. Oscas merupakan sebuah pabrik konveksi tas yang ada di Bandung dan sudah cukup berpengalaman dalam produksi tas. Perusahaan ini mengutamakan kualitas dari tasnya dan dipastikan sudah memiliki legalitas serta izin usaha.
Adapun selain tas seminar, beberapa jenis tas yang bisa Anda pilih yaitu tas promosi, tas training hingga tas merchandise. Untuk tas merchandise model pilihannya juga banyak mulai dari tas ransel, selempang, tas kantor, tas laptop, tas pakaian, tas wanita dan masih banyak lagi. Anda juga bisa melakukan pemesanan tas dengan desain sendiri.
Tentu ini sangat cocok bagi Anda yang ingin memiliki usaha penjualan tas dengan brand sendiri. Karena Oscas memiliki tenaga kerja profesional yang sudah puluhan tahun bekerja dalam bidang pembuatan tas. Di Oscas juga pekerjaannya selalu sesuai deadline yang telah disepakati. Selain itu harganya terjangkau dan bisa menyesuaikan dengan budget yang dimiliki.
Artikel lain : Memanfaatkan Seminar Untuk Branding Merek dengan Tas Promosi
